Blog: E-mailverslaving, hoe kom je er vanaf?!
Naar blog overzicht - 14-09-2016

De ultieme tip(s) om van je e-mailverslaving af te komen…

Herken je dat vervelende gevoel dat je elke dag moet beginnen met een volle inbox? De e-mails stapelen zich op en het beantwoorden neemt een groot gedeelte van je tijd in beslag. Je wilt toch dat dit stopt?! Toch blijf je hangen in het patroon van heen en weer mailen. Je bent een van de vele drugsverslaafden en e-mails zijn je drugs. Je hebt een e-mailverslaving…Tijd om af te kicken!

Wanneer je terug komt van vakantie ontploft je inbox zelfs. Je zou niet de eerste zijn die na een weekje weg honderden e-mails door moet spitten. Of heb je soms stiekem tijdens je vakantie al wat mails weggewerkt? Lijkt handig toch? Maar écht vakantie houden komt er zo niet van. Je zou beter volledig van je vrije dagen kunnen genieten.

Ik neem je in dit artikel mee in een klein afkickprogramma waardoor je beter met je e-mailverslaving om leert gaan en nog mooier: Ik geef je de ultieme tip om van je e-mailverslaving af te komen. Vind je jezelf niet verslaafd? Dan moet je zeker doorlezen! Er zijn maar weinig verslaafden die toegeven dat ze verslaafd zijn :)

Kun je al toegeven dat je een verslaafde bent?

Stap 1 van het afkickprogramma is erkennen dat je een probleem hebt. Zie je al hoe ernstig het met je gesteld is dat je zoveel tijd aan je e-mails besteed? Weet je überhaupt al hoeveel je e-mailt? Als je nog geen inzicht hebt in je e-mailverslaving kan ik je aanraden om eens twee weken lang bij te houden hoe vaak en hoeveel je met je mail bezig bent.

Hallo, ik ben …… en ik ben verslaafd!

Ik moet je waarschuwen, het kan een pijnlijk inzicht bezorgen. Nederlanders ontvingen in 2014 gemiddeld 94 e-mails per week (volgens onderzoek van Emailstats). Ik durf niet eens te kijken hoeveel dat er in 2016 zijn, laat staan hoeveel dat voor de gemiddelde zakelijke gebruiker is.

Oké, je bent een verslaafde. Wat nu?

Je ligt niet in de goot. Je hebt juist succes met je verslaving. Althans zo lijkt het. Dat is wat je jezelf voorhoudt. Alcoholverslaafden die een fles per dag drinken zeggen ook dat ze prima functioneren. Maar is dat ook echt zo? Je kunt nog veel beter functioneren als je jouw e-mailverslaving aanpakt!

Prima functioneren met een fles per dag - e-mailverslaving

Er zijn allerlei tips om beter met je e-mail en je inbox om te leren gaan. Ik gebruik ze ook al jaren. Toch is er maar 1 tip die werkelijk effect heeft. Laten we eerst even kijken naar de gangbare tips om met je inbox- en e-mailverslaving om te gaan…

8 tips voor je e-mailverslaving 

1. Open je e-mail niet in de ochtend

Als je je dag echt rot wilt laten beginnen moet je vooral starten met het openen van je mailprogramma. Vol frisse energie en goede moed begin je aan je werkdag. Je bent uitgeslapen en klaar om te knallen. En wat doe jij met deze energie? Die laat je wegslurpen door direct een ‘shot’ te nemen van jouw drugs. Je vergeet even alles om je heen door het hersenloze doorspitten van je mailbox. Begin liever je dag met een klus die aandacht en energie vergt. Als je dat hebt gedaan kun je altijd nog vlak voor of na de lunch je mail checken. Als je wat inkakt heb je nog steeds voldoende energie om je mail te beantwoorden, toch?

2. Laat je mailprogramma uit staan als je aan andere klussen werkt

Zorg dat je e-mailprogramma niet op de achtergrond draait. Op die manier voorkom je dat je elk moment wordt gestoord door nieuwe berichten. Ook neem je wat van de drang weg om steeds in je inbox te kijken. Je mail checken is vaak een vervelende verslaving geworden. Je zult moeten afkicken en dat begint met eenzame opsluiting. Concentreer je op wat je aan het doen bent en geef je mail geen ruimte. Je mailprogramma is de drugsdealer die je buiten de deur wilt houden.

Je mailprogramma is je drugsdealer - e-mailverslaving

3. Bekijk en beantwoord al je e-mail maximaal 2x per dag

In aansluiting op de vorige tip: Breng je e-mailverslaving een halt toe en leg jezelf restricties op! Als je twee keer per dag je mail checkt is dat ook ruim voldoende. Laat jezelf niks anders wijs maken. Ik hoor zo vaak mensen zeggen dat ze altijd bereikbaar moeten zijn of dat de zaken eronder lijden wanneer ze niet direct op hun mail reageren. Dat is echt de grootste nonsens die ik ooit gehoord hebt! Niemand is zo belangrijk dat hij binnen een uur moet antwoorden.

Je maakt jezelf belangrijker dan je bent door te stellen dat je direct moet terug mailen naar anderen.

En wil iemand echt direct antwoord dan moet hij je niet mailen. Daarover meer in mijn ultieme tip verderop in dit artikel.

4. Zet e-mailwaarschuwingen uit, zeker op je telefoon

Aaargh, als e-mailen een drugsverslaving is, dan zijn de e-mailnotificaties op je computer en telefoon de irritante crackverslaafden die je een ‘shot’ proberen te verkopen. Waar je ook bent hangen ze rond en proberen ze jouw aandacht te krijgen. Neem de regie over je leven en je mailgedrag weer terug door zelf te bepalen wanneer je jouw e-mails checkt.

Alternatief voor de mensen die niet zonder hun telefoonpiepjes en -bliepjes kunnen: Zet een alarm voor de tijd dat je zonder mails wilt doen. Dan klinkt het bevrijdende geluid van je telefoon als je weer een ‘lijntje’ mails mag ‘scoren’.

5. Schrijf korte e-mails van maximaal 5-6 zinnen

Als je zelf geen ellenlange e-mails wilt ontvangen zorg dan dat je die zelf ook niet verstuurd. Hoe korter je mails, hoe beter. Kom gelijk to the point zodat de ander weet wat je van hem wilt. Als je op straat wordt aangehouden door een verkoper wil je ook gelijk weten wat hij verkoopt. Je tijd verdoen aan de verkeerde drugs of drugsdealer is extra vervelend. Voed anderen op door zelf het goede voorbeeld te geven. Ben je bang dat je e-mails onpersoonlijk overkomen? Zorg dan dat je af en toe eens naar de ander belt om een kort persoonlijk gesprek te hebben. Zie ook “De ultieme tip om van je e-mailverslaving af te komen” verderop in dit artikel.

6. Houd je inbox leeg

Als je jouw mailprogramma opent en een volle inbox aantreft zul je steeds meer afgeleid raken. Zelfs als de mails al eens zijn gezien of beantwoord. Als je verslaafd bent en elke keer dat je jouw kantoor binnen komt een grote ‘stash’ aantreft. Dan is de verleiding wel erg groot. Je hele bureau vol cocaïne maakt het extra lastig om geen lijntje te trekken.

Scarface met bureau vol cocaïne - e-mailverslaving

Bewaar ook zo min mogelijk mails en als je dat dan toch doet probeer ze dan in overzichtelijke mappen te stoppen. Wanneer je een ouder mailtje zoekt wil je niet weer door al die andere lekkernijen hoeven scrollen.

7. Werk met e-mailregels

Laat de techniek voor je werken. Je kunt in elk mailprogramma regels instellen waardoor er altijd een zelfde actie bij eenzelfde type mail kan worden uitgevoerd. Zo heb ik mailregels om reclame apart te zetten, mijn facturen in een speciale map op te slaan, mails waarin ik in de cc sta in een aparte map op te slaan en mails van mijn klanten met voorrang te behandelen. Superhandig, want al deze acties gebeuren zonder dat ik er zelf ook maar iets voor hoef te doen. En als ik op vakantie ga stel ik een out of office reply in voor al mijn mail. Via deze tutorial leerde ik hoe ik alle mailboxen in mijn Apple Mail programma in 1 keer ‘op vakantie’ kon zetten.

8. Zorg dat je elke e-mail maar 1 keer onder ogen krijgt

Onder verslaafden is dit de meest gemaakte fout. Door een e-mail meerdere keren langs te laten komen, te openen of in je inbox te laten staan blijf je jezelf telkens confronteren met jouw drugs. Zonder dat je het weet ben je op straat aan het zoeken naar afgekloven peukjes in de hoop dat je nog een ‘hijsje’ kan vinden.

afgekloven peuk op straat - e-mailverslaving

Beantwoord je e-mails direct, zeker als het binnen 2 minuten kan. Komt er een actie voort uit een e-mail volg deze dan direct op of zet deze uit. Heb je een to-do lijst? Zet daar je klussen op maar let er op dat hier geen nieuwe verslaving ontstaat…

De ultieme tip om van je e-mailverslaving af te komen

Klinkt misschien een beetje suf, maar ik ben dan ook geen verslavingsexpert:

Stop met e-mailen!

“Huh? Dat kan toch helemaal niet?! Ik heb klanten of collega’s die van mij afhankelijk zijn. Iedereen gebruikt mail, ik kan niet werken zonder e-mail.” Zijn dit gedachten die nu door je heen gaan? Ik begrijp je en toch is het waar: Je kunt stoppen met e-mailen…

Kijk kritisch naar waar je e-mail voor gebruikt

Wanneer je een bestand wilt doorsturen of opvragen is e-mail perfect! Maar wanneer je een antwoord van iemand wilt krijgen is een e-mail minder handig.

Waarom? Omdat je jouw resultaat alleen maar uitstelt. Wanneer je iemand een vraag mailt moet je weer wachten totdat deze persoon de tijd heeft of neemt om jou terug te mailen en dan moet je maar hopen dat jouw vraag goed begrepen is.

Mailen lijkt een veilige oplossing voor je problemen, maar veilig is niet altijd effectief!

Lekker makkelijk: even een mailtje sturen. Dan ben jij van je probleem af. To hell with that! Dat is A: niet waar en B: asociaal (nu zit iemand anders met het probleem, die het op zijn beurt weer af gaat schuiven). Je houdt bovendien allerlei verslaafden aan de drugs. Je wilt niet afhankelijk zijn van je mails. Je wilt niet dat anderen jouw tijd bepalen. Dat gebeurt wel wanneer je te pas en te onpas mailtjes blijft ontvangen en beantwoorden en ontvangen en beantwoorden en … (Je snapt waar ik heen wil, toch?!)

Als je echt resultaat wilt bereiken ga je voor de oplossing en niet voor het uitstellen of vermijden van je probleem. Het werkt veel effectiever om even te bellen of langs te lopen. Je krijgt dan direct het juiste antwoord. Jij neemt de controle weer over. En als er mensen bij jou aanbellen met een vraag? Dan bepaal je zelf op dat moment of je hier tijd aan wilt besteden. Anderen mogen dat natuurlijk ook doen. Je zult dan ook de kracht van NEE! zeggen ervaren.

En als je dan toch e-mailt…

Zorg dan in ieder geval dat je je aan deze strenge regels houdt:

  1. Houd je mails kort
  2. Maak nuttig gebruik van de onderwerpregel
  3. Wees concreet

The Basketball Diaries met Leonardo Dicaprio - e-mailverslaving

Vind je jezelf geen e-mailverslaafde? (Zit je nog in de ontkenningsfase?) Doe dan toch je voordeel met deze tips. Zo voorkom je dat je uiteindelijk in de (e-mail)goot belandt. Zo voorkom je dat je klakkeloos deelneemt aan het heen en weer mailen van tijdvreters. Ook al ben je zelf geen mailjunk dan kun je altijd nog zorgen dat je het andere ‘crackheads’ wat makkelijker maakt ;)

In mijn enthousiasme over de metafoor van een verslaving zullen er misschien mensen zijn die zeggen dat ik het fenomeen verslaving serieus moet nemen en er geen grappen over mag maken. Tegen al die mensen wil ik zeggen dat ik me bewust ben van de moeilijkheid van dit onderwerp. Ik heb niemand willen beledigen en respecteer iedereen die op zijn eigen manier met zijn of haar verslaving omgaat. Wil je meer informatie over het omgaan met verslaving? Kijk dan eens op de site van Jellinek.

Hoe ga jij om met e-mailen en heb jij nog goede e-mail tips?

Laat hieronder jouw reactie achter…