Naar blog overzicht - 21-09-2015

9 tips om te leren plannen

Ik ben een ondernemer die overstroomt van de ideeën (en de bijbehorende taken). Zoveel dat het me soms te veel werd. Ik heb echt moeten leren om mijn creativiteit en mijn werkzaamheden te structureren. Door schade en schande heb ik geleerd hoe belangrijk een goede planning is. In dit blog geef ik je 9 handige tips om goed te leren plannen.

Werken met een goede planning blijkt ingewikkelder dan gedacht. Ik spreek ondernemers en andere mensen die niet met een duidelijke planning werken maar ook ondernemers die er wel mee hebben gewerkt, maar waarbij het niet goed functioneerde.
Mensen die het gevoel hebben dat ze zich niet aan hun planning kunnen houden, of die het moeilijk vinden om in te schatten hoeveel tijd dingen kosten. Wat ik ook veel zie is dat mensen het gevoel hebben dat ze zich definitief vastleggen door een planning te maken, waardoor ze juist minder geneigd zijn om een planning te maken. Voor al deze mensen wil ik laten zien wat het belang van een goede planning is.

Ik kan je gelijk geruststellen: Een planning is niet iets dat definitief vaststaat. Je hoeft je niet krampachtig aan je planning vast te houden. Het werkt juist als ondersteuning, zeker wanneer je je planning flexibel maakt en marges inbouwt voor vertraging of tegenslagen. Bekijk elke week je voortgang zodat je op tijd wijzigingen kunt aanbrengen als je vertraging oploopt. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan en houd je alles zelf in de hand.

Hieronder heb ik mijn belangrijkste bevindingen op het gebied van plannen in 9 tips gegoten. Alle tips komen voort uit eigen ervaring. Ik weet zeker dat je er iets mee kunt.

1. Plan alles! Maar dan ook echt alles! (privé, werk, etc.)

Het klinkt misschien stom als je ook al je vrije tijd inplant, maar juist voor professionals bij wie werk en vrije tijd door elkaar lopen is dit van groot belang. Je wilt immers niet dat de tijd met je gezin verloren gaat doordat je zoveel tijd nodig had voor die laatste deadline. Zorg dat je overzicht hebt over je hele agenda. Wanneer je inzicht hebt hoeveel tijd je wekelijks kwijt bent aan je hobby’s kun je daar ook beter omheen plannen. Het kan ook heerlijk confronterend werken als je ziet dat je het grootste gedeelte van de tijd aan het werk bent. Ik werk zelf met een globale planning.

2. Bepaal prioriteiten

Werk op volgorde van belangrijkheid. Doe de belangrijkste zaken eerst. Bekijk ook wat de urgentie van een taak is. Sommige taken lijken heel belangrijk maar kunnen prima een weekje wachten. Andere taken kunnen niet leuk lijken omdat het van die vervelende terugkerende klusjes zijn maar als ze niet gebeuren kan je hele bedrijfsvoering spaak lopen. In dat geval is de urgentie hoog! Wanneer je een goede planning hebt kun je ook spelen met de volgorde. Als je weet hoe lang elke taak duurt kun je ook eerst iets minder belangrijks doen.

Het Eisenhower schema vind ik een fijne tool om prioriteiten te bepalen:

3. Maak kleine behapbare doelen

Wanneer het einddoel niet meer zichtbaar is wordt het moeilijker om jezelf te motiveren. Zorg dat je jouw taken opsplitst in kleine stappen. In het geval van het publiceren van mijn blogs hak ik mijn werkzaamheden op in onderzoek doen voor mijn blog, eerste versie schrijven van het blog, bewerken en aanpassen van het blog en het daadwerkelijk plaatsen van het blog. Op deze manier ontstaan 4 stappen die ik los van elkaar in plan. Vaak zelfs op verschillende dagen. Op deze manier blijft het realiseren van mijn doel veel beter behapbaar.

4. Behoud marges

Plan niet alles strak in. Zorg dat je ruim inplant en ook extra vrije ruimte houd. Je kunt deze marges gebruiken voor wanneer je de tijd verkeerd had ingeschat, het even tegenzit of je onverwachts uitloopt. Plan de marge letterlijk in! In mijn geval staan er wekelijks in mijn agenda margemomenten ingepland. Ik houd deze momenten vrij en plan er niks anders overheen. Je kunt de ingeplande marges ook gebruiken voor de volgende tip..

5. Beloon jezelf

Altijd maar werken is voor niemand goed. Je bent baas over eigen tijd. Dan wil je niet altijd bezig zijn toch? Als je hard hebt gewerkt om een deadline te halen werkt het ontzettend motiverend om jezelf te belonen. Ga wat leuks doen, dat heb je verdient! Ik ben zelf zo’n workaholic die de neiging heeft altijd door te blijven werken. Als ik inloop op mijn planning ga ik vaak alvast verder met een volgende taak. Ik heb echter gemerkt dat het veel beter werkt om af en toe ook eens van die extra gewonnen tijd te genieten. Ik ga nu steeds vaker wat leuks voor mezelf doen als ik mijn deadlines heb gehaald. Sterker nog, ik plan vrije tijd in na mijn deadlines. Het belonen van jezelf hangt af van jouw focus op succes.

Over het belonen van mezelf door te ontspannen maakte ik deze video (waarschuwing; damesondergoed in beeld):

6. Volg je eigen ritme

Voor de een werkt het ontzettend goed om een hele dag of zelfs nacht door te beulen tot iets klaar is. Voor de ander werkt het beter om een week lang elke dag een beetje te doen. Er is geen beste manier van werken, behalve jouw manier! Zorg er daarom voor dat je jouw werk inricht op de manier die het beste bij jou past. Plan je meest moeilijke werkzaamheden op de momenten dat je op je best bent. De momenten waarop jij op je productiefst bent wil je benutten!

7. Breng je afleidingen in kaart

Ken je dat: Je bent hard aan het werk op je computer en dan komt er net een belangrijk mailtje binnen. Vanuit het mailtje komt een urgent actiepunt voor waarbij je even wat op internet moet opzoeken. Als je op internet hebt gezocht kom je ook langs een ander interessant artikel dat je ook echt nog even moet lezen. Het blijkt dat een van je vrienden dat artikel ook gelezen heeft zie je op de Facebookkoppeling. Je opent Facebook en bekijkt nog wat berichten op je tijdlijn, je scrolt nog wat verder en voor je het weet ben je alweer een uur verder. Een uur van je kostbare ingeplande tijd is weer voorbij gegleden. Als je jouw grootste afleidingen kent kun je zo ook uitschakelen. Ik schreef al eens eerder een blog over hoe je eigen patronen je in de weg kunnen zitten.

8. Zeg vaker nee

Hoe vaak heb jij klussen op je lijst staan die je eigenlijk helemaal niet wil doen of die je niks opleveren? Waarom doe je ze dan? Omdat je geen nee hebt durven zeggen! Ik heb een ontzettend goed boek gelezen over de kracht van nee zeggen: Essentialism, The Disciplined Pursuit of Less door Greg McKeown  Een echte aanrader om te leren hoe je meer kunt doen in minder tijd!

9. Zorg dat je planmethode bij jou past!

Los van al mijn tips wil ik je het volgende meegeven: Er zijn zoveel timemanagement boeken en goeroe’s en iedereen roept wat anders. Zoek in de essentie naar een methode die bij jou past en waar jij je prettig bij voelt. Als dat niet het geval is ga je jouw planning nooit volgen. En dat is waar het om draait: Niet het maken van een planning, maar het op een makkelijke manier volgen van je planning! Als dit artikel je ligt, vind je dit vast ook leuk om te lezen: Voor Moneyou Create werd ik geïnterviewd over hoe je tot rust komt in een razendsnelle wereld.

Hoe ziet jouw ideale planmethode er uit?

Omdat er niet 1 ideale planmethode is en ik sterk geloof in de kracht van delen wil ik je vragen om jouw ideale planmethode hieronder te delen. Ik vind het leuk om te zien hoe jij werkt, maar het zal ook van hulp kunnen zijn voor andere ondernemers. Dus, wat is jouw beste plantip?

Durf te delen! :)
Ken jij andere young professionals die wat aan mijn blog kunnen hebben? Ik zou het heel gaaf vinden als je mijn blog in jouw netwerk deelt.